Elegir el software adecuado para cumplir con Verifactu con tiempo es lo que separa una adaptación tranquila de una carrera contra reloj a final de año. Si hoy facturas con un programa antiguo, con una hoja de Excel o con un TPV que no se ha actualizado, la normativa te afecta, y la fecha límite está cada vez más cerca. 

Los proveedores de software acumulan proyectos, y las migraciones de datos, la formación del equipo y las pruebas llevan más tiempo del que parece. Además, el reglamento no exige simplemente «un programa nuevo»: exige que el software cumpla requisitos técnicos concretos, y que su fabricante lo declare por escrito. 

Esta guía es para quien tiene un negocio, no conoce el lenguaje técnico de la norma y necesita decidir con criterio. Verás qué exige el sistema Verifactu, cuándo entra en vigor para cada tipo de contribuyente, si Verifactu es obligatorio en tu caso, cómo detectar si tu software actual no vale y qué mirar en un proveedor tecnológico antes de firmar.

El sistema Verifactu nace del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023), desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024 y enmarcado en la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal. Su objetivo es que el programa con el que emites facturas no permita modificarlas ni ocultarlas sin dejar rastro. 

No cambia lo que declaras ni los impuestos que pagas. Cambia cómo tu software genera y guarda cada factura. 

¿Qué exige el reglamento a un software de facturación?

Un sistema informático de facturación (SIF) adaptado debe cumplir, como mínimo, estos puntos: 

• Registro de facturación por cada factura. Al emitir una factura se genera un registro de alta, y si se anula, un registro de anulación. Nada se borra. 
• Huella y encadenamiento. Cada registro incluye una huella (hash) que lo enlaza con el anterior. Si alguien altera una factura antigua, la cadena se rompe y se nota. 
• Código QR en la factura. Permite al cliente verificar la factura en la sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT). 
• Trazabilidad y conservación. El sistema debe conservar los registros de forma accesible, legible e inalterable, y generar un registro de eventos. 
• Declaración responsable del fabricante. El productor del software declara que su producto cumple el reglamento. 

Verifactu no desaparece, se prevé un cambio en su calendario

La fecha de entrada en vigor de Verifactu se ha movido más de una vez, y por eso circulan artículos con datos contradictorios. Es importante ser conocedor de que, por el momento, no hay una publicación oficial en el BOE, únicamente una nota informativa publicada por el Ministerio de Hacienda. En esta nota se comunica la intención de posponer la obligatoriedad de implantación de VeriFactu a octubre de 2028. A la espera de la publicación en el BOE, las fechas oficiales vigentes siguen siendo 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al impuesto sobre sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados.

¿VeriFactu es obligatorio para tu negocio?

Verifactu es obligatorio para quienes expiden facturas mediante un sistema informático. Eso incluye autónomos, sociedades limitadas y profesionales, sea cual sea el sector: hostelería, comercio, servicios, distribución. 

Quedan fuera del sistema: 

• Los obligados que ya envían sus registros de IVA a la AEAT mediante el Suministro Inmediato de Información (SII). 
• Quienes tributan bajo la normativa foral del País Vasco y Navarra, que tienen su propio sistema (TicketBAI y equivalentes). 
• Quienes no están obligados a emitir facturas. 

Un matiz que afecta a muchos negocios pequeños: si hoy facturas con Word o Excel, esas herramientas dejan de ser válidas para facturar cuando llegue tu fecha de obligación, pues no pueden garantizar la inalterabilidad de los registros. 

¿Qué te juegas si no cumples?

La Ley 11/2021 prevé sanciones para quien utilice un software que no cumpla los requisitos, que pueden llegar a 50.000 euros por ejercicio, según la regulación en la Ley General Tributaria. A ello se suman los problemas prácticos: facturas cuestionables ante una inspección y riesgo reputacional con tus clientes. Para cada caso concreto, lo recomendable es confirmar el alcance con un asesor fiscal. 

¿Cómo saber si tu software actual no cumple con VeriFactu?

Una aclaración importante: no existe una lista oficial de software «homologado» por la AEAT. El sistema funciona por declaración responsable del fabricante. Por eso, lo que tienes que preguntar a tu proveedor de software no es si este está homologado, sino que debes solicitarle el documento de declaración responsable que acredita que el software está homologado. 

Sospecha de tu software actual si: 

• Es una hoja de cálculo, un documento de texto o una plantilla de factura. 
• Permite editar o borrar facturas ya emitidas sin dejar rastro. 
• Tu proveedor no te ha comunicado ninguna actualización relacionada con Verifactu. 
• Es una aplicación a medida, sin mantenimiento activo. 
• Es un TPV o un ERP antiguo cuyo fabricante ha dejado de dar soporte. 

Si respondes «sí» a alguno de estos puntos, tu negocio entra en el perfil de quien necesita un proveedor tecnológico que se encargue de la adaptación. 

Adáptate con margen y con un proveedor que te acompañe 

Verifactu no se ha cancelado, se ha aplazado. Además, las fechas de 1 de enero y 1 de julio de 2027 siguen estando en el calendario, y lo que hoy es un periodo de pruebas será después una obligación con posibles sanciones. La decisión más rentable es empezar ya: revisar qué sistemas emiten tus facturas, comprobar si su fabricante puede acreditar el cumplimiento y elegir un proveedor que se encargue de todo el proceso. 

Si tu software actual no está preparado y quieres saber por dónde empezar, habla con nosotros. Analizamos tu caso, te decimos qué necesitas adaptar y te proponemos un plan con plazos realistas.